Aspecte practice privind închiderea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice la 31 decembrie 2010

Reguli de bază aplicabile în cazul închiderii situaţiilor financiare anuale

1. Reguli privind inventarierea

Inventarierea anuală a elementelor bilanţiere se efectuează de către instituţiile publice potrivit OMFP nr. 2.861/2009, în scopul stabilirii situaţiei reale a patrimoniului entităţii.

2. Reguli privind evaluarea elementelor bilanţiere

Evaluarea elementelor de active, datorii şi capitaluri proprii cu ocazia inventarierii şi la închiderea exerciţiului financiar se efectuează potrivit prevederilor OMFP nr. 1917/2005.

3. Reguli privind reevaluarea mijloacelor fixe

Reevaluarea activelor fixe corporale se efectuează de către instituţiile publice, potrivit prevederilor art. 21 din OG nr. 81/2003: "Reevaluarea activelor fixe corporale se efectuează cu scopul determinării valorii juste a acestora, ţinându-se seama de inflaţie, utilitatea bunului, starea acestuia şi de preţul pieţei, atunci când valoarea contabilă diferă semnificativ de valoarea justă", iar "Începând cu data de 1 ianuarie 2008, activele fixe corporale de natura construcţiilor şi terenurilor aflate în patrimoniul instituţiilor publice vor fi reevaluate cel puţin o dată la 3 ani, în condiţiile prevăzute la art. 21, de o comisie numită de conducătorul instituţiei publice sau de evaluatori autorizaţi conform reglementărilor legale în vigoare, rezultatele reevaluării urmând a fi înregistrate în contabilitate până la finele anului în care s-a efectuat reevaluarea."

Reevaluarea se efectuează conform prevederilor OMFP nr. 3.471/2008. Astfel, "Valoarea justă se determină pe baza unor evaluări efectuate, de regulă, de evaluatori autorizaţi conform reglementărilor legale în vigoare", iar "În situaţia în care valoarea justă nu se determină în baza evaluărilor efectuate de evaluatori autorizaţi, valoarea justă la data bilanţului se determină de o comisie numită de conducătorul instituţiei publice." În cazul reevaluării efectuate de specialişti din cadrul instituţiilor publice, pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere şi reevaluare, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică în domeniu, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii activelor fixe corporale şi să poată aprecia starea, respectiv gradul de uzură fizică şi morală, utilitatea şi valoarea de piaţă a acestora.

Aspecte practice referitoare la contabilizarea tranzacţiilor în valută

Pentru ultima zi a perioadei de raportare se efectuează atât contabilizarea tranzacţiilor în valută, cât şi evaluarea la cursul Băncii Naţionale a României, utilizându-se:

a) pentru contabilizarea tranzacţiilor efectuate în ultima zi a perioadei de raportare, cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României, din ultima zi bancară anterioară operaţiunii, disponibil ca informaţie la momentul efectuării operaţiunii (încasare, plată, emitere de documente);

b) pentru evaluarea creanţelor şi a datoriilor în valută, a disponibilităţilor în valută şi a altor valori de trezorerie, cum sunt titlurile de stat în valută, acreditivele şi depozitele în valută, existente în sold la sfârşitul lunii, cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României, din ultima zi bancară a perioadei de raportare (afişat pe site-ul Băncii Naţionale a României şi al Ministerului Finanţelor Publice).

Pentru înregistrarea în contabilitatea instituţiilor publice a operaţiunilor privind contribuţia financiară nerambursabilă a Comunităţii Europene, precum şi evaluarea elementelor monetare exprimate în euro, se aplică OMFP nr. 1.917/2005, cu excepţia fondurilor pentru care există reglementări specifice.

Analiza şi verificarea angajamentelor legale

Pentru realizarea cerinţei prevăzute în funcţiunea contului 8067 "Angajamente legale", respectiv ca la finele anului soldul contului să reprezinte totalul angajamentelor rămase neachitate în limita creditelor bugetare aprobate sau a creditelor de angajament, se vor efectua următoarele:

1. analiza şi regularizarea sumelor reprezentând angajamente legale aferente drepturilor salariale ale personalului şi obligaţiilor aferente, astfel încât soldul contului să reflecte obligaţii rămase neachitate înscrise în documentele de lichidare înregistrate în conturile 421 "Personal - salarii datorate", 431 "Asigurări sociale", 437 "Asigurări pentru şomaj" etc., pentru care au fost prevăzute credite bugetare. Potrivit cerinţelor contabilităţii de angajamente, cheltuielile de personal (salarii în bani şi în natură şi contribuţiile aferente acestora) se recunosc în perioada în care munca a fost prestată. Astfel, drepturile cuvenite şi neachitate personalului, precum şi contribuţiile aferente exerciţiului bugetar, evidenţiate în conturile precizate mai sus, pot depăşi valoarea angajamentelor legale neachitate. Sumele prevăzute prin hotărâri judecătoreşti având ca obiect acordarea unor drepturi de natură salarială stabilite în favoarea personalului din sectorul bugetar, devenite executorii până la 31 decembrie 2010, a căror plată se va face eşalonat în exerciţiile următoare, se vor înregistra în contabilitatea instituţiilor publice la momentul plăţii acestora, în limita creditelor bugetare aprobate cu această destinaţie;

2. analiza şi regularizarea sumelor reprezentând angajamente legale individuale aferente bunurilor şi serviciilor, astfel încât soldul contului să reflecte obligaţii rămase neachitate ce decurg din:

• a) angajamente legale individuale încheiate cu furnizori şi alţi creditori, în limita creditelor bugetare aprobate şi a creditelor de angajament, care nu au fost materializate în bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate până la sfârşitul anului;
• b) angajamente legale individuale încheiate cu furnizori şi alţi creditori, în limita creditelor bugetare aprobate şi a creditelor de angajament, materializate în bunuri livrate, lucrări executate şi servicii prestate, care nu au fost achitate până la finele anului, evidenţiate în conturile: 401 "Furnizori", 404 "Furnizori de active fixe", 462 "Creditori". Potrivit cerinţelor contabilităţii de angajamente, cheltuielile cu serviciile se recunosc în perioada când serviciile au fost prestate şi lucrările executate, astfel încât facturile privind furnizarea de energie electrică, termică, apă, canal, salubritate, telefon etc., care reflectă consumuri aferente lunii decembrie şi care au fost primite de instituţiile publice până la data întocmirii bilanţului, vor fi înregistrate în contabilitate în luna decembrie.

Atenţie! Obligaţiile datorate furnizorilor şi creditorilor evidenţiate în conturile precizate mai sus pot depăşi valoarea angajamentelor legale neachitate.

3. Analiza şi regularizarea sumelor reprezentând pensii şi ajutoare sociale stabilite conform legilor în vigoare, precum şi cheltuielile cu dobânzile şi alte cheltuieli aferente datoriei publice, care au fost înregistrate în contul 8067 "Angajamente legale", astfel încât soldul contului să reflecte obligaţii rămase neachitate înscrise în documentele de lichidare înregistrate în conturile contabile corespunzătoare conform Planului de conturi pentru instituţiile publice.

Verificările asupra balanţei contabile ce trebuie efectuate la momentul elaborării bilanţului contabil

• 1. înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiunilor consemnate în documente justificative, conform prevederilor OMFP nr. 1917/2005.
• 2. ultima balanţă de verificare a conturilor sintetice la 31 decembrie 2010, pusă de acord cu balanţele de verificare ale conturilor analitice;
• 3. analiza soldurilor conturilor contabile, astfel încât acestea să reflecte operaţiunile patrimoniale ale instituţiei publice şi să corespundă funcţiunii stabilite în planul de conturi. Se va analiza soldul contului 215 "Alte active ale statului", astfel încât acesta să evidenţieze resursele minerale situate pe teritoriul ţării, în subsolul ţării şi al platoului continental în zona economică a României din Marea Neagră (zăcămintele, resursele biologice necultivate, rezervele de apă);
• 4. clarificarea sumelor ce se menţin nejustificat în conturile: 401 "Furnizori", 404 "Furnizori de active fixe", 411 "Clienţi", 4281 "Alte datorii în legătură cu personalul", 4282 "Alte creanţe în legătură cu personalul", 461 "Debitori", 462 "Creditori", 473 "Decontări din operaţiuni în curs de clarificare" etc., urmărindu-se achitarea obligaţiilor şi încasarea creanţelor în lei şi în valută, după caz;
• 5. în situaţia în care operaţiunile îşi extind efectele pe mai mulţi ani, iar veniturile şi cheltuielile trebuie să fie atribuite anului în care au fost realizate, se impune utilizarea conturilor 471 "Cheltuieli în avans" şi 472 "Venituri în avans", după caz;
• 6. înregistrarea dobânzilor de primit aferente disponibilităţilor pentru care Trezoreria Statului sau instituţiile de credit acordă dobânzi, potrivit legii (5187 = 448 sau 5187 = 766, după caz). Pentru dobânzile datorate de Trezoreria Statului se utilizează documentul "Situaţia dobânzilor acordate la data ....", eliberat de unităţile Trezoreriei Statului.
• 7. soldul contului 481 "Decontări între instituţia superioară şi instituţiile subordonate" şi al contului 482 "Decontări între instituţii subordonate", care evidenţiază valoarea neamortizată a activelor fixe sau a stocurilor transferate cu titlu gratuit, se închide atât la instituţia care a transferat, cât şi la instituţia care a primit bunurile, după amortizarea integrală a activului fix, după consumul stocurilor sau după casarea obiectelor de inventar respective, prin contul 117 "Rezultatul reportat". Excepţie fac instituţiile care şi-au schimbat subordonarea în urma unor procese de reorganizare, în această situaţie conturile de decontări 481 şi 482 închizându-se la momentul întocmirii bilanţului de închidere, conform termenelor prevăzute de actele normative prin care s-au aprobat reorganizările. Instituţiile publice implicate în astfel de operaţiuni efectuează punctaje reciproce privind sumele înscrise în conturile de decontări, iar instituţia care a primit bunurile şi le-a consumat va solicita în scris instituţiei care le-a transferat închiderea contului de decontare;
• 8. eliminarea conturilor 481 "Decontări între instituţia superioară şi instituţiile subordonate" şi 482 "Decontări între instituţii subordonate" din activele şi datoriile bilanţului centralizat la nivelul instituţiei superioare pentru instituţiile subordonate;
• 9. compensarea soldurilor creditoare şi debitoare ale conturilor 117 "Rezultatul reportat" şi 121 "Rezultatul patrimonial" la nivelul ordonatorului principal şi secundar de credite, astfel încât în bilanţul centralizat al ordonatorului principal şi secundar de credite conturile respective să prezinte numai sold creditor sau debitor;
• 10. opţional, se vor compensa soldurile conturilor privind taxa pe valoarea adăugată de plată, respectiv de recuperat.




Temeiul legal:

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată
• OMFP nr. 59/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice la 31 decembrie 2010;
• OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia;
• OMFP nr. 3471/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice;
• OMFP nr. 629/2009 aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare trimestriale ale instituţiilor publice, precum şi a unor raportări financiare lunare în anul 2009, cu modificările şi completările ulterioare;
• OMFP nr. 79/2010 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare ale instituţiilor publice la 31 decembrie 2009;