Cum înregistrăm în contabilitate programele informatice?

Criterii minimale

Responsabilităţile ce revin personalului unităţii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne:

• să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
• să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
• fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
• să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
• să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
• să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;
• să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
• să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
• să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii; jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile; numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
• să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
• să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz: tipul documentului sau al situaţiei; denumirea unităţii; perioada la care se referă informaţia; datarea listărilor; paginarea cronologică; precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;
• să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii;
• să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru formulare;
• să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
• să nu permită: deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol; modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont; suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold; editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii;
• să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
• să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare: monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reţea de calculatoare; portabilitatea fişierelor de date;
• să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluări pe loturi cu control ulterior; preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor două tipuri;
• să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
• să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
• să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

Monografia contabilă

1. Înregistrarea contabilă pentru valoarea programelor informatice achiziţionate, conform documentului justificativ valabil:

      

208. Alte imobilizări necorporale

=

404. Furnizori de imobilizări

2. Înregistrarea contabilă pentru valoarea programelor informatice achiziţionate de la entităţi afiliate sau de la entităţi legate prin interese de participare, conform documentului justificativ valabil:      

 

208. Alte imobilizări necorporale	=	%
		451. Decontări între entităţile afiliate
		453. Decontări privind interesele de participare

3. Înregistrarea contabilă pentru valoarea programelor informatice realizate pe cont propriu, conform documentului justificativ valabil:   

    233. Imobilizări necorporale în curs de execuţie721. Venituri din producţia de imobilizări necorporale

208. Alte imobilizări necorporale	=	%

4. Înregistrarea contabilă pentru valoarea programelor informatice reprezentând aport la capitalul social, conform documentului justificativ valabil:  

    

208. Alte imobilizări necorporale

=

456. Decontări cu acţionarii/asociaţii privind capitalul

5. Înregistrarea contabilă pentru valoarea programelor informatice primite ca subvenţii guvernamentale, conform documentului justificativ valabil:  

    

208. Alte imobilizări necorporale

=

4751. Subvenţii guvernamentale pentru investiţii

6. Înregistrarea contabilă pentru valoarea programelor informatice primite cu titlu gratuit, conform documentului justificativ valabil: 

    

208. Alte imobilizări necorporale

=

4753. Donaţii pentru investiţii

7. Înregistrarea contabilă pentru plusurile de inventar constatate la programele informatice, conform documentului justificativ valabil:   

 

208. Alte imobilizări necorporale

=

4754. Plusuri de inventar de natura imobilizărilor

8. Înregistrarea contabilă pentru valoarea neamortizată a altor imobilizări necorporale scoase din evidenţă, conform documentului justificativ valabil:   

    

658. Alte cheltuieli de exploatare

=

208. Alte imobilizări necorporale

9. Înregistrarea contabilă pentru amortizarea altor imobilizări necorporale, scoase din evidenţă, conform documentului justificativ valabil:  

    

2808. Amortizarea altor imobilizări necorporale

=

208. Alte imobilizări necorporale

10. Înregistrarea contabilă pentru valoarea altor imobilizări necorporale aportate şi retrase, conform documentului justificativ valabil:   

   

456. Decontări cu acţionarii/asociaţii privind capitalul

=

208. Alte imobilizări necorporale

11. Înregistrarea contabilă pentru valoarea altor imobilizări necorporale depuse ca aport la capitalul altor entităţi, în schimbul dobândirii de participaţii la capitalul acestora, conform documentului justificativ valabil:     

%	=	208. Alte imobilizări necorporale
261. Acţiuni deţinute la entităţile afiliate
263. Interese de participare
265. Alte titluri imobilizate

Schema de aplicare a legislaţiei în materia programului informatic