Justificarea operaţiunilor de încasări
şi plăţi în numerar

Problemele cu care se confruntă agenţii economici şi organele fiscale din România, în cazul efectuării unor asemenea operaţiuni, sunt următoarele:

1. Este corect să se considere ca document (instrument) de decontare numai factura?

2. În ce condiţii factura poate fi acceptată şi ca document de decontare?

3. O unitate are dreptul legal să-şi adapteze, din punctul de vedere al formatului, în funcţie de necesităţi, cu obligaţia respectării conţinutului minimal prevăzut în anexa nr. 2 din „Ordinul Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile”, un model de document financiar-contabil intitulat „Factură – Chitanţă” care să servească atât ca factură, cât şi ca chitanţă?

În scopul eliminării oricăror confuzii, se impune precizarea şi a sensului şi conţinutului, conform D.E.X., a noţiunii de „deconta”: „a justifica în mod detaliat, pe bază de acte, întrebuințarea unei sume (primite)”.

Pentru stabilirea răspunsului la aceste întrebări, respectiv pentru a şti care sunt documentele (instrumentele) de decontare, admise prin lege în România, pentru efectuarea operaţiunilor de încasări şi plăţi fără numerar între persoanele juridice, trebuie avute în vedere următoarele reglementări:

1. Legea 571/2003 privind Codul fiscal, în special „Art. 155. Facturarea”, „Art. 1551. Alte documente” şi „Art. 156. Evidenţa operaţiunilor”.

Persoanele impozabile nestabilite în România, înregistrate în România potrivit art. 153 alin. (4) sau (5) din Codul fiscal, vor întocmi facturile în conformitate cu prevederile „Titlului VI. Taxa pe valoarea adăugată” din Codul fiscal.

2. Hotărârea Guvernului nr. 44/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, în special cele care privesc modul de aplicare a „Art. 155. Facturarea”, „Art. 1551. Alte documente” şi „Art. 156. Evidenţa operaţiunilor”.

Codul fiscal şi Normelor metodologice de aplicare Codului fiscal nu conţin reglementări cu privire la întocmirea, emiterea şi înregistrarea chitanţelor.

Prin 29 de articole, dar în special prin „Art. 155. Facturarea”, din Codul fiscal şi prin Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal se acordă o importanţă deosebită facturilor.

Prevederile din Codul fiscal şi din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal cu privire la facturi sunt armonizate cu prevederile din reglementările Consiliului Uniunii Europene cu privire la facturare, dintre care cele mai importante sunt conţinute în „Capitolul III. Facturare”, care conţine articolele de la nr. 217 la nr. 240, din Directiva 112/2006 a Consiliului Uniunii Europene din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată.

Directiva 112/2006 a C.U.E. nu conţine reglementări cu privire la întocmirea, emiterea şi înregistrarea chitanţelor.

Reglementarea modului de emitere, întocmire, circulaţie (utilizare), înregistrare etc. a facturilor se face, în prezent, în ţara noastră, prin mai multe acte normative, necorelate între ele, dintre care în această lucrare sunt prezentate cele mai importante.

3. Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii.

4. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 3.055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene.

5. Decretul Consiliului de Stat al Republicii Socialiste România nr. 209 din 5 iulie 1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casa ale unităţilor socialiste.

Decretul nr. 209/1976, care este în vigoare şi în prezent, conţine reglementări deosebit de importante cu privire la efectuarea operaţiilor de încasări şi plati în numerar prin casierie.

De precizat şi faptul că, cu toate că după anul 1989 au intervenit schimbări radicale în efectuarea operaţiunilor de casă (cu numerar), Decretul nr. 209/1976 nu a suferit nici o modificare până în prezent, nu a fost pus de acord cu noile cerinţe ale aconomiei de piaţă.

Dintre prevederile conţinute în Anexa 1 cu „Regulamentul operaţiunilor de casa ale unităţilor socialiste” din Decretul nr. 209/1976 sunt de reţinut următoarele prevederi (selectate şi prelucrate, din care s-au eliminat formulările specifice economiei socialiste şi/sau care nu mai corespund perioadei actuale):

Unităţile efectuează operaţiile de încasări şi plati în numerar prin casierie, care se organizează şi funcţionează potrivit prevederilor legale în vigoare (art. 1).

Denumirea de casier se referă şi la persoana împuternicită sa efectueze operaţii de încasări şi plati în numerar (art. 2).

Împuternicirea de casier poate fi data oricărei persoane încadrate în unitate sau în subunităţile acesteia, care îndeplineşte condiţiile prevăzute de lege pentru a fi gestionar (art. 2).

Personalul cu atribuţii de control financiar şi contabilii pot îndeplini atribuţia de casier numai cu aprobarea expresă data de conducerea unităţii, în condiţiile legii (art. 2).

Casierii sunt gestionari de mijloace băneşti şi alte valori, potrivit legii (art. 3).

Casierul nu are dreptul sa încredinţeze exercitarea atribuţiilor sale altor persoane (art. 4).

În cazul când casierul lipseşte din orice cauza, iar operaţiile de casă nu pot fi întrerupte, acestea se vor face de persoana desemnată de casier, cu acordul conducătorului unităţii (art. 4).

Când casierul nu desemnează o persoană ori aceasta nu se prezintă sau când conducerea unităţii nu este de acord cu persoana desemnată de casier, operaţiile de casa vor fi făcute de o persoană delegată de conducătorul unităţii (art. 4).

La operaţiile făcute de persoana delegată are dreptul să asiste şi persoana desemnată de casier (art. 4).

Suplinirea casierului în condiţiile alin. 2 şi 3 se face pe termenul stabilit de conducătorul unităţii, fără a putea depăşi 60 de zile (art. 4).

La expirarea termenului stabilit se procedează la predarea-primirea gestiunii (art. 4).

Conducătorii unităţilor răspund de buna organizare şi desfăşurare a activităţii de casierie, în vederea asigurării gospodăririi raţionale a mijloacelor băneşti şi apărării integrităţii avutului obştesc (art. 5).

Casieria trebuie sa funcţioneze într-un spaţiu adecvat, în condiţiile unei depline securităţi (art. 6).

În acest scop, conducătorii unităţilor sunt obligaţi sa ia măsuri pentru a asigura înzestrarea casieriei cu mijloace tehnice de paza şi de alarmă, în funcţie de importanta valorilor păstrate şi să asigure condiţiile de păstrare a numerarului în cadrul unităţilor şi de transport la şi de la bănci sau celelalte instituţii de credit, conform dispoziţiilor legale (art. 6).

6. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată.

Din O.M.F.P. nr. 2.226/2006 sunt de reţinut următoarele prevederi, care includ şi modificările şi completările aduse prin „Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 3.420 din 21 decembrie 2009 pentru modificarea şi completarea unor ordine ale ministrului finanţelor publice”, (în vigoare începând cu 1 ianuarie 2010:

„Art. 4. (1) Normele de întocmire şi utilizare a facturii sunt cele prevăzute în anexa nr. 3, care face parte integrantă din prezentul ordin, şi se aplică numai de către persoanele stabilite în România, în conformitate cu prevederile art. 1251 alin. (2) din Codul fiscal. Pentru facturile transmise pe cale electronică se aplică prevederile art. 155 din Codul fiscal.

(2) Persoanele impozabile nestabilite în România, înregistrate în România potrivit art. 153 alin. (4) sau (5) din Codul fiscal, vor întocmi facturile în conformitate cu prevederile titlului VI din Codul fiscal.

Art. 5. (1) Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de numerotare a facturii în conformitate cu prevederile cuprinse în anexa nr. 4 care face parte integrantă din prezentul ordin.

(2) Prevederile alin. (1) se aplică şi altor formulare financiar-contabile care stau la baza înregistrării de venituri, cum ar fi: monetar, chitanţă şi altele, după caz, precum şi avizului de însoţire a mărfii.

Art. 6. (1) Persoanele care nu au obligaţia, în conformitate cu prevederile legale, de a emite factură vor înregistra veniturile realizate zilnic utilizând monetarul, chitanţa sau alte documente specifice, după caz.

(2) Prevederile alin. (1) nu se aplică operatorilor economici care au obligaţia să utilizeze aparatele electronice de marcat fiscale.”

Prin anexele 3 şi 4 din O.M.F.P. nr. 2.226/2006 se prevede:

„ANEXA 3 din O.M.F.P. nr. 2.226/2006.

Normele de întocmire şi utilizare a facturii

Formular cu regim intern de tipărire şi numerotare.

1. Serveşte ca:

• document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a bunurilor livrate şi a serviciilor prestate;
• document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
• document de încărcare în gestiunea cumpărătorului;
• document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului;
• alte situaţii prevăzute expres de lege

2. Se întocmeşte în două sau mai multe exemplare pentru livrări de bunuri şi/sau prestări de servicii.

În situaţia în care factura nu se întocmeşte în momentul livrării, bunurile livrate sunt însoţite pe timpul transportului de avizul de însoţire a mărfii.

3. Circulă, după caz:

• la furnizor;
• la compartimentul desfacere, în vederea înregistrării în evidenţele operative şi pentru eventualele reclamaţii ale clienţilor;
• la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate;
• la cumpărător;
• la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru înregistrarea în contabilitate.

4. Se arhivează, după caz:

• la furnizor:
• la compartimentul desfacere;
• la compartimentul financiar-contabil;
• la cumpărător;
• la compartimentul financiar-contabil.”.

„ANEXA 4 din O.M.F.P. nr. 2.226/2006

Norme privind regimul intern de numerotare a facturii

1. Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

2. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.

3. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul de la care se emite prima factură.”.

Deci, prin O.M.F.P. nr. 2.226/2006, mai precis, prin anexa 3, pct. 1, se prevede clar, precis şi la modul imperativ că factura serveşte ca document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a bunurilor livrate şi a serviciilor prestate.

7. Ordonanţa Guvernului nr. 15/1996 privind întărirea disciplinei financiar-valutare.

Din O.G. nr. 15/1996 sunt de reţinut următoarele prevederi:

„Art. 5. Pentru întărirea disciplinei financiare şi evitarea evaziunii fiscale, operaţiunile de încasări şi plăţi între persoanele juridice se vor efectua numai prin instrumente de plată fără numerar.

Prin excepţie de la prevederile alineatului precedent, persoanele juridice pot efectua plăţi în numerar în următoarele cazuri:

a) plata salariilor şi a altor drepturi de personal;

b) alte operaţiuni de plăţi ale persoanelor juridice cu persoane fizice;

c) plăţi către persoane juridice în limita unui plafon zilnic maxim de 10.000 lei, plăţile către o singură persoană juridică fiind admise în limita unui plafon zilnic în sumă de 5.000 lei. Sunt interzise plăţile fragmentate în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii, pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei. Se admit plăţi către o singură persoană juridică în limita unui plafon zilnic în numerar în sumă de 10.000 lei, în cazul plăţilor către reţelele de magazine de tipul Cash&Carry, care sunt organizate şi funcţionează în baza legislaţiei în vigoare. Sunt interzise plăţile fragmentate în numerar către astfel de magazine, pentru facturile a căror valoare este mai mare de 10.000 lei.

De la prevederile alin. 2 lit. c) sunt exceptate următoarele operaţiuni:

– depunerile în conturile persoanelor juridice, deschise la societăţile comerciale bancare, care pot fi făcute şi de alte persoane juridice, neplafonat;

– cheltuielile de deplasare în interes de serviciu, în limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, a diurnei, a indemnizaţiei şi a cazării pe timpul deplasării, precum şi a cheltuielilor neprevăzute, efectuate în acest sens;

– cheltuielile de protocol ocazionate de organizarea de conferinţe, de simpozioane şi de alte asemenea acţiuni, în condiţiile baremurilor stabilite de normele legale în vigoare.

La acordarea avansurilor spre decontare, în scopul efectuării de plăţi către persoane juridice, se vor respecta cerinţele prevăzute la alin. 2 lit. c).

Este interzisă acordarea unor facilităţi de preţ clienţilor, persoane juridice, care efectuează plata în numerar.

Alineatul 6. Abrogat

Alineatul 7. Abrogat

Subunităţile economice ale persoanelor juridice care au cont într-o societate comercială bancară şi casierie proprie aplică în mod corespunzător prevederile acestui articol.

Art. 6. Încasările zilnice în numerar pentru fiecare casierie de la o persoană juridică nu pot depăşi plafonul stabilit la art. 5 alin. 2 lit. c).

Nerespectarea prevederilor art. 5 alin. 2 lit. c), alin. 4 şi ale art. 6 alin. 1, după caz, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.

Nerespectarea prevederilor art. 5 alin. 5 constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei.” .

Sumele din prevederile legale de mai sus, care în textul O.G. 15/1996 sunt în lei vechi, sunt transformate în lei noi.

8. Hotărârea Guvernului nr. 2.185/2004 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea prevederilor art. 5 şi 6 din Ordonanţa Guvernului nr. 15/1996 privind întărirea disciplinei financiar-valutare.

Din H.G. nr. nr. 2.185/2004 sunt de reţinut următoarele prevederi din Anexa 1 cu "Normele metodologice pentru aplicarea prevederilor art. 5 şi 6 din Ordonanţa Guvernului nr. 15/1996 privind întărirea disciplinei financiar-valutare" (de precizat că această hotărâre nu a suferit nicio modificare de la apariţie şi până în prezent, respectiv până în ianuarie 2010):

"1. Operaţiunile de încasări şi plăţi între persoanele juridice se efectuează numai prin instrumente de plată fără numerar, cu excepţiile prevăzute la art. 5 alin. 2 lit. a), b) şi c) din Ordonanţa Guvernului nr. 15/1996 privind întărirea disciplinei financiar-valutare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 131/1996, cu modificările ulterioare, denumită în continuare ordonanţă.

2. Prin plafon zilnic maxim de plăţi, prevăzut la art. 5 alin. 2 lit. c) din ordonanţă, se înţelege totalitatea plăţilor efectuate în numerar de o persoană juridică într-o singură zi, respectiv 10.000 lei.

3. De la prevederile art. 5 alin. 2 lit. c) din ordonanţă sunt exceptate următoarele operaţiuni:

a) depunerile de numerar făcute de persoane juridice în conturile furnizorilor de bunuri şi servicii, în baza documentelor justificative legal întocmite;

b) cheltuielile de deplasare în interes de serviciu, în limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, a diurnei, a indemnizaţiei şi a cazării pe timpul deplasării, precum şi a cheltuielilor neprevăzute efectuate în acest sens de către salariaţii aflaţi în deplasare;

c) cheltuielile de protocol ocazionate de organizarea de conferinţe, simpozioane şi de alte asemenea acţiuni, în condiţiile baremurilor stabilite de normele legale în vigoare.

Plăţile enumerate la lit. a) - c) nu intră în plafonul zilnic maxim de plăţi.

4. Plăţile în numerar către persoane juridice sunt acceptate în limita unui plafon zilnic maxim de 10.000 lei, plăţile către o singură persoană juridică fiind admise în limita unui plafon de 5.000 lei.

Sunt interzise plăţile fragmentate în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii, pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei.

Persoanele juridice pot achita facturile cu valori care depăşesc plafonul de 5.000 lei către furnizorii de bunuri şi servicii astfel: 5.000 lei în numerar, suma care depăşeşte acest plafon putând fi achitată numai prin instrumente de plată fără numerar.

Facturile cu valori sub 5.000 lei nu intră sub incidenţa acestor prevederi. [...].

6. Încasările zilnice în numerar ale unui agent economic sunt neplafonate.

Încasările zilnice în numerar nu pot depăşi plafonul de 5.000 lei de la o singură persoană juridică.

7. Sumele acordate de persoanele juridice angajaţilor proprii cu titlu de avansuri pentru aprovizionări diverse vor avea regimul plăţilor către persoane juridice şi se vor încadra în limita plafonului de 10.000 lei, prevăzut la art. 5 alin. 2 lit. c) din ordonanţă.

La data plăţii avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic maxim. [...].

9. Subunităţile economice ale persoanelor juridice, respectiv sucursale, filiale, agenţii, puncte de lucru, prevăzute în actul constitutiv al persoanelor juridice, care au deschis cont într-o societate comercială bancară şi casierie proprie, aplică individual prevederile art. 5 din ordonanţă. [...].

11. Persoanele fizice, persoanele fizice autorizate sau persoanele care exercită profesii libere, producătorii agricoli, persoane fizice, nu intră sub incidenţa prevederilor ordonanţei.

12. Plăţile efectuate cu card nu sunt considerate plăţi în numerar şi nu sunt luate în calculul plafonului zilnic maxim de plăţi.

13. Operaţiunile de încasări şi plăţi în valută nu intră sub incidenţa prevederilor ordonanţei.".

Deosebit de important este a se reţine şi faptul că prin pct. 13 al anexei 1 la H.G. nr. nr. 2.185/2004 se dispune că „Operaţiunile de încasări şi plăţi în valută nu intră sub incidenţa prevederilor ordonanţei”, respectiv ale O.G. nr. 15/1996.

9. Ordinul Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile.

Deosebit de importante sunt de cunoscut atât prevederile conţinute acest ordin, publicat în Monitorul Oficial nr. 870 din 23 decembrie 2008, cât şi cele 3 anexa ale acstuia, respectiv:

1. Anexa nr. 1 cu „Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile”, publicată în Monitorul Oficial nr. 870 din 23 decembrie 2008

2. Anexa nr. 2 cu „Normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile”.

3. Anexa nr. 3 cu „Modelele documentelor financiar-contabile”.

4. Anexa nr. 4 cu „Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată”.

Deosebit de important este a se reţine faptul că, în timp ce anexele nr. 1 şi nr. 4 ale O.M.E.F. nr. 3.512/2008 s-au publicat în acelaşi Monitor Oficial în care s-a publicat acest ordin, respectiv în Monitor Oficial nr. 870 din 23 decembrie 2008, anexele nr. 2 şi nr. 3 ale acestui ordin s-au publicat ulterior într-un alt Monitor Oficial, într-unul bis, adică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870 bis din 23 decembrie 2008.

Numeroasele şi gravele consecinţe negative cauzate de publicarea în partea de BIS a Monitorului Oficial a unora dintre cele mai importante acte normative sunt prezentate în anexa nr. 1.

Prin art. 2 din O.M.E.F. nr. 3.512/2008 se precizează:

„Art. 2. [...] (2) Modelele documentelor financiar-contabile cuprinse în anexa nr. 3 pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, în funcţie de necesităţi, cu obligaţia respectării conţinutului minimal prevăzut în anexa nr. 2.”.

În baza art. 2 din O.M.E.F. nr. 3.512/2008, numeroase unităţi considerată că au dreptul să îşi adapteze, din punctul de vedere al formatului, în funcţie de necesităţi, documentele financiar-contabile cuprinse în anexa nr. 3, cu obligaţia respectării conţinutului minimal prevăzut în anexa nr. 2 din acest ordin.

În funcţie de specificul propriei activităţi, numeroşi agenţi economici, inclusiv dintre cei cu capital integral sau majoritar de stat, şi-au cunceput şi realizat formularul intitulat „Factură – Chitanţă”, care include atât conţinutul de informaţii minimal prevăzut prin actele normative în vigoare pentru „Factură”, cât şi pentru „Chitanţă”.

Deosebit de important este a se avea în vedere faptul că cei care încasează numerar pe baza acestui formular mixt, numit „Factură – Chitanţă”, trebuie să aibă împuternicirea de casier şi să îndeplinească condiţiile de gestionar de mijloace băneşti şi alte valori, potrivit Decretul nr. 209/1976.

Ţinând cont de prevederile legale în vigoare, în special de cele ale O.M.E.F. nr. 3.512/2008, O.M.F.P. nr. 2.226/2006 şi ale Decretul nr. 209/1976, numeroase unităţi de distribuţie de produse şi/sau de prestări de servicii au stabilit sarcini de serviciu unor persoane, pe bază de decizii, care exercită activităţile de: (1) şofer; (2) primitor – distribuitor (agent de vânzări); (3) gestionar şi (4) de casier.

Actualele bancomate (automate bancare) permit persoanelor fizice (şi juridice, dar prin intermediul unor persoane fizice) efectuarea unor operaţiuni diverse, inclusiv de depunere de numerar, care necesită operaţiuni la fel de simple şi uşoare precum la retragerea de numerar (cu care sunt obişniuţi cei mai mulţi).

Ca urmare, persoanele care exercită în acelaşi timp activităţile de (1) şofer, (2) agent de vânzări, (3) gestionar şi (4) de casier, care pornesc cu maşina plină cu marfă prin toată ţara, şi care încasează numerar, pe baza formularului „Factură – Chitanţă”, chiar de la zeci de clienţi (persoane fizice şi/sau juridice) într-o singură zi, depun de mai multe ori pe zi, prin bancomate, numerarul încasat (aceste automate bancare sunt destul de numeroase, în special în oraşele reşedinţă de judeţ).

De asemenea, aşa după cum se poate constata cu uşurinţă, toate supermarketurile şi-au realizat formularul „Factură – Chitanţă”, adaptat specificului lor, pe care îl folosesc la vânzarea produselor pentru care se acordă „Certificat de garanţie”, produse pentru care, pe lângă chitanţă, obligatoriu trebuie să se emită şi factură la vânzarea acestora.

Reglementările, formularistica şi operaţiunile financiar - contabile trebuie adaptate şi la posibilităţile oferite de mijloacele tehnice moderne prin care se pot face decontările cu şi fără numerar.

În anexa 1 cu „Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile” din O.M.E.F. nr. 3.512/2008 sunt conţinute următoarele prevederi cu privire la facturi:

„9. Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Facturile şi chitanţele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.

15. Factura se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal.

Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal şi ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.

47. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

- o factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi pe care să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială; sau

- o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială.”

10. Din prevederile legale în vigoare rezultă clar, precis şi la modul imperativ regula generală care stabileşte că "operaţiunile de încasări şi plăţi între persoanele juridice se vor efectua numai prin instrumente de plată fără numerar", iar excepţia o constituie plăţile în numerar către persoane juridice în limita unui plafon zilnic maxim de 10.000 lei, plăţile către o singură persoană juridică fiind admise în limita unui plafon zilnic în sumă de 5.000 lei.

Sunt interzise plăţile fragmentate în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii, pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei.

Factura serveşte numai ca document pe baza căruia se întocmesc instrumentele de decontare (chitanţe, ordine de plată, bilete la ordin, cec-uri) a bunurilor livrate şi a serviciilor prestate, nu şi ca document de decontare.

Prevederile legale din diferite acte normative prin care se reglementează (1) operaţiilor de casă ale unităţilor, (2) utilizarea chitanţelor, şi (3) condiţiile în care o factură poate fi folosită ca document de decontare, trebuie revăzute şi puse de acord cu reglementările Uniunii Europene, cu atât mai mult cu cât unele acte normative în materie din ţara noastră sunt din perioada socialistă (anul 1976), precum "Decretul Consiliului de Stat al Republicii Socialiste România nr. 209 din 5 iulie 1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casa ale unităţilor socialiste".

În activitatea practică apar şi situaţii deosebite, de excepţie, inclusiv de forţă majoră, în care, cu toate că nu se poate emite chitanţa, marfa se achită în numerar, în limita plafonului maxim, de 10 000 lei în prezent (ianuarie 2010), prevăzut prin art. 5 din O.G. nr. 15/1996, precizându-se suma încasată şi persoana care a încasat-o, cu datele de identificare ale acesteia.

Ulterior, în prima zi de funcţionare a casieriei sau în prima zi în care suma respectivă va putea fi depusă în casieria unităţii, se emite chitanţa, care se expediază plătitorului în termen de cel mult 3 zile de la data de la care s-a emis chitanţa.

Considerăm că asemenea cazuri, care nu sunt reglementate prin lege, dar care sunt obiective şi reale, ar trebui să fie avute în vedere de legiuitor.

11. Întrucât din prevederile legale în vigoare nu rezultă, clar şi precis, răspunsul la unele din problemele în discuţie, se impune ca la nivelul Ministerului Economiei şi Finanţelor să se stabilească, printr-o soluţie unică, atât pentru achiziţiile din România, cât şi pentru cele din ţările Uniunii Europene:

1. Dacă şi în ce condiţii o factură poate fi acceptată ca instrument de decontare ?

2. În cazul în care pe o factură se consemnează, de furnizor, că "plata s-a făcut în numerar", sau că "marfa/factura a fost achitată", poate fi acceptată o asemenea factură şi ca instrument de decontare, iar dacă da, în ce condiţii ?

3. Dacă şi în ce condiţii o factură emisă într-o ţară a Uniunii Europene către un agent economic din România poate fi acceptată ca instrument de decontare ?

Clarificarea acestor probleme se impune cu atât mai mult cu cât se constată că sunt tot mai frecvente cazurile de achiziţii de mărfuri, atât din România, cât şi din ţările Uniunii Europene, pentru care se întocmeşte numai factură.

În plus, prevederile legale în materie trebuie revăzute şi puse de acord cu reglementările Uniunii Europene, cu atât mai mult cu cât, aşa după cum am mai arătat, unele sunt din anul 1976, precum "Decretul Consiliului de Stat al Republicii Socialiste România nr. 209 din 5 iulie 1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casa ale unităţilor socialiste".

Anexa nr. 1

Consecinţe negative cauzate de publicarea în partea de BIS a Monitorului Oficial a unora dintre cele mai importante acte normative.

Aşa după cum am mai arătat, în timp ce anexele nr. 1 şi nr. 4 ale Ordinului Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile s-au publicat în acelaşi Monitor Oficial în care s-a publicat acest ordin, respectiv în Monitor Oficial nr. 870 din 23 decembrie 2008, anexele nr. 2 şi nr. 3 ale acestui ordin (care, de fapt, constituie esenţa acestui act normativ) s-au publicat ulterior într-un alt Monitor Oficial, într-unul bis, adică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870 bis din 23 decembrie 2008.

În nota care însoţeşte O.M.E.F. nr. 3.512/2008 se precizează:

„Anexele nr. 2 şi 3 se publică ulterior în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870 bis abonament, care se poate achiziţiona şi de la Centrul de vânzări şi informare al Regiei Autonome "Monitorul Oficial", Bucureşti, şos. Panduri nr. 1.” (Sublinierea ne aparţine).

De reţinut că partea de BIS a Monitorului Oficial nu este oferită la vânzare nici prin unităţile de difuzare cu amănuntul a presei, şi nici pe bază de abonament, nici în format tipărit (pe suport de hârtie), şi nici în format electronic.

Publicarea în partea de BIS a Monitorul Oficial a unora dintre cele mai importante acte normative (precum şi a anexelor nr. 2 şi nr. 3 ale O.M.E.F. nr. 3.512/2008) a făcut şi face ca respectivele reglementări să fie foarte puţin cunoscute (cu toate că sunt deosebit de importante) şi, pe cale de consecinţă, şi foarte puţin aplicate, şi aceasta ca urmare a faptului că, efectiv şi în mod real, contribuabilii, organele fiscale şi ceilalţi specialişti interesaţi de cunoaşterea şi aplicarea acestora nu au practic posibilitatea să afle când se publică partea de bis a Monitorului Oficial cu respectivele acte normative.

Conducerea Camerei Deputaţilor, care este Editorul Monitorului Oficial, şi conducerea „Monitorului Oficial” R.A. trebuie să aibă în vedere faptul că sunt acte normative fără a căror cunoaştere niciunul dintre sutele de mii de contribuabili din această ţară nu poate să-şi desfăşoare activitatea, în condiţii de legalitate.

Concret, nici un contribuabil din această ţară nu poate să desfăşoare activitatea fără să deţină şi să întocmească documente financiar-contabile, cu respectarea întocmai a prevederilor anexei nr. 2 cu „Normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile” şi ale anexei nr. 3 cu „Modelele documentelor financiar-contabile” prevăzute prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008.

În condiţiile în care marea majoritate a contribuabililor (1) nu cunosc (şi nu numai din vina lor) prevederile anexelor nr. 2 şi nr. 3 din O.M.E.F. nr. 3.512/2008 (pentru că acestea, ca numeroase alte acte normative, sunt publicate în partea de BIS a Monitorului Oficial, care nu este oferită la vânzare nici prin unităţile de difuzare cu amănuntul a presei, şi nici pe bază de abonament, nici în format pe suport de hârtie, şi nici în format electronic), şi (2), pe cale de consecinţă, nu desfăşoară activitate în condiţii de legalitate ca urmare a necunoaşterii acestor prevederi legale, o parte imoprtantă de vină pentru aceste numeroase şi grave consecinţe negative la nivel naţional, o au cei care generează aceste efecte.

Circumstanţele devin agravante în condiţiile în care un asemenea adevărat „dezastru legislativ naţional” este cauzat chiar de instituţii ale statului a căror menire este de a veghea la înfăptuirea legalităţii, de a sesiza din timp orice cauză posibilă care poate afecta cunoaşterea, interpretarea şi aplicarea corectă a unui act normativ.

Exemplele sunt numeroase de actele normative fără a căror cunoaştere nici un contribuabil nu poate să-şi desfăşoare activitatea în condiţii de deplină legalitate, dar care au rămas necunoscute mult timp unui număr mare de contribuabili, şi aceasta din cauză că au fost publicate întrt-o parte de bis a Monitorului Oficial, dar dintre acestea voi da numai unul singur, respectiv pe cel mai recent: “Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 3.055 din 29 octombrie 2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene”, în vigoare începând cu 1 ianuarie 2010.

În Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 766 din 10 noiembrie 2009 s-a publicat numai Ordinul propriu-zis al M.F.P. nr. 3.055/2009, care conţine două pagini în Monitorul Oficial, nu şi “Reglementările contabile conforme cu directivele europene”.

“Reglementările contabile conforme cu directivele europene”, care conţin nu mai puţin de 290 de pagini în Monitorul Oficial, şi care constituie esenţa reglementării, s-au publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 766 BIS din 10 noiembrie 2009.

Marea majoritate a agenţilor economici, a organelor fiscale şi a celorlalţi specialişti, interesaţi de cunoaşterea, interpretarea şi aplicarea corectă a prevederilor legale în discuţie (precum, experţi contabili, auditori, evaluatori, jurişti etc.) nu numai că nu deţin “Reglementările contabile conforme cu directivele europene”, forma în vigoare începând cu 1 ianuarie 2010, dar nu au auzit despre ele nici la câteva luni după publicarea lor în Monitorul Oficial.

Este de neânţeles această măsură, considerată de mulţi ca teribilistă, prin care unele dintre cele mai importante acte normative (1) fie sunt publicate integral în partea de BIS a Monitorului Oficial, care rămâne necunoscută pentru cei mai mulţi contribuabili, organe fiscale şi alţi specialişti, direct interesaţi de cunoaşterea şi aplicarea respectivelor reglementări, (2) fie sunt fragmentate şi publicate dispersat în Monitoare Oficiale foarte diferite, adică o parte în Monitorul Oficial, Partea I, care este cunoscut, iar altă parte în partea de BIS a Monitorului Oficial care, aşa după cum am mai arătat, nu este oferită la vânzare nici prin unităţile de difuzare cu amănuntul a presei, şi nici pe bază de abonament, nici în format tipărit (pe suport de hârtie), şi nici în format electronic.

Un act normativ fragmentat şi publicat dispersat, în Monitoare Oficiale foarte diferite, nu mai poate face un act normativ întreg cum tot aşa de bine „Două jumătăţi de măsură nu fac niciodată o măsură întreagă.” (C.V.T.) sau, altfel spus, cum „Două jumătăţi de adevăr nu fac un adevăr.” (Multatuli).

Pitagora spunea că „Nu trebuie nici geniu, nici taine, nici minuni pentru a da legile raţiunii: e de ajuns o minte luminată şi o judecată simplă.” (Pitagora, Legile morale şi politice.).

Fericite vremuri vor fi acelea în care vom avea în posturile de decizie persoane care vor fi în stare „a da legile raţiunii”