Finalizarea proiectului

În mod normal, la o evaluare intermediară se poate observa devierea de pe traiectul drumului critic sau posibilitatea neatingerii rezultatelor. Momentul alocării de resurse suplimentare este doar acela al evaluărilor intermediare. În mod excepţional şi doar în urma unei analize cost/beneficiu, dacă la expirarea termenului/consumarea bugetului/încheierea activităţilor nu s-au atins obiectivele sau nu s-au obţinut produsele/serviciile preconizate într-o măsură satisfăcătoare, se poate suplimenta bugetul sau se poate prelungi termenul final, dacă aceste suplimentări sunt minore în raport cu beneficiile potenţiale.

Activităţile principale cuprind:

Resurse, roluri şi responsabilităţi (RRR) specifice fazei de finalizare

În această fază se pune problema deconectării de la resursele organizaţiei (dacă este cazul) mai degrabă decât problema alocării resurselor. Trebuie avute în vedere necesităţile de timp pentru a finaliza proiectul, mai ales că uneori se tinde să fie lăsate toate pe ultima sută de metri, şi în loc de finalizarea proiectului uneori avem parte de execuţia grăbită în ceasul al doisprezecelea.

Rolurile şi responsabilităţile sunt ilustrate sintetic în tabelul următor:

Activităţile specifice fazei de finalizare

Evaluarea finală a proiectului

SCOP: Evaluarea este activitatea de management care are ca scop măsurarea gradului de împlinire a obiectivelor, determinarea impactului şi a rezultatelor proiectului.

DESCRIERE: Evaluarea trebuie realizată inclusiv pe parcursul proiectului, însă evaluarea finală poate fi considerată o fază specifică a ciclului de proiect sau poate fi inclusă în faza de închidere a proiectului.

Observaţie: A nu se confunda evaluarea cu auditul. Acesta are ca scop verificarea utilizării juste/optime/legale a resurselor.

Evaluarea trebuie să fie imparţială şi credibilă – pentru a se asigura imparţialitatea, în cazul proiectelor mari, evaluarea se poate externaliza. Dacă evaluarea cuprinde numai aspecte negative sau numai aspecte pozitive, credibilitatea va avea de suferit. Tot pentru asigurarea imparţialităţii şi credibilităţii, trebuie să se asigure participarea sau consultarea tuturor factorilor implicaţi şi interesaţi.

Evaluarea trebuie să fie utilă, şi nu doar o simplă formalitate necesară pentru încheierea proiectului. Utilitatea este dată în principal de feed-back.

INSTRUMENTE:

• - CRITERIILE DE EVALUARE,
• - INDICATORI ŞI STANDARDE

CRITERIILE DE EVALUARE:

• 1. Relevanţa – capacitatea obiectivelor propuse de proiect de a rezolva problemele/necesităţile cărora li se adresează proiectul. Include analiza calităţii procesului de planificare.
• 2. Eficienţa – obţinerea rezultatelor cu resurse rezonabile (analiza cost/beneficiu); se analizează cât de bine au fost utilizate resursele pentru obţinerea produselor/serviciilor; este o analiză comparativă: se compară diferite variante de obţinere a rezultatelor dorite.
• 3. Eficacitate – obţinerea impactului dorit cu ajutorul rezultatelor proiectului şi contribuţia factorilor externi la acest impact.
• 4. Durabilitate – auto-finanţarea, replicabilitatea, continuarea proiectului după terminarea finanţării.

ATENŢIE: a nu se confunda evaluarea finală a proiectului cu evaluarea efectuată de un finanţator pentru trierea proiectelor eligibile şi fezabile în cadrul unei linii de finanţare. Evaluarea efectuată de finanţator are ca scop selecţia proiectelor ce vor fi finanţate, în baza unui set de criterii de eligibilitate şi evaluare. Aceste criterii, cât şi modalitatea de evalaure vor fi descrise în documentaţia aferentă liniei de finanţare (Ghidul aplicantului etc.).

O diferenţiere clară trebuie făcută între monitorizare, evaluare şi audit. Pe scurt, diferenţele dintre monitorizare, evaluare, audit şi control sunt următoarele:

Predarea-primirea produselor şi/sau finalizarea livrării serviciilor

SCOP: Descărcarea de gestiune

DESCRIERE: Această activitate se concretizează în predarea-primirea bunurilor în prezenţa reprezentanţilor ambelor părţi în baza unui proces verbal scris şi semnat, de regulă într-un format standard.

Această activitate are rolul de a stinge raporturile juridice dintre părţi. Încetarea totală a raporturilor juridice poate surveni la o dată ulterioară (de exemplu, după evaluare, sau după dizolvarea echipei).

DOCUMENTE: Procesul verbal de predare primire/descărcare de gestiune.

Măsurarea gradului de satisfacţie a clientului

SCOP: Determinarea gradului de satisfacţie a clientului

DESCRIERE: Măsurarea gradului de satisfacţie a clientului este un instrument al managementului calităţii şi este o activitate opţională, practicată în general de organizaţiile orientate spre client. Constituie feed-back pentru raportul şi sesiunea de evaluare. Responsabil pentru această activitate este managerul de proiect.

INSTRUMENTE: Chestionare, formulare de feed-back, happy sheets etc. Instrumentele diferă de caz la caz.

Elaborarea documentaţieie finale

SCOP: Auditul extern

DESCRIERE: În funcţie de finanţator, legislaţia existentă şi standardele organizaţiei, este posibil să existe cerinţa depunerii unui set de documente finale. Uneori acestea stau la baza auditului extern, cerut de finanţator. Responsabil pentru această activitate este managerul de proiect.

DOCUMENTE: Lista documentelor specificate de finanţator

Audit

SCOP: Auditul este o formă specială de evaluare, în afara managementului proiectului. Are ca scop verificarea utilizării juste/optime/legale a resurselor.

DESCRIERE: Auditul nu este o activitate componentă a managementului de proiect şi se realizează doar de către experţi externi proiectului şi organizaţiei, contra cost. Responsabil pentru această activitate este promotorul sau finanţatorul. Costurile sunt însă incluse în bugetul proiectului, iar recomandările auditorilor vor fi analizate în sesiunea de evaluare şi vor fi luate în consideraţie ca feed-back pentru proiecte similare ulterioare.

Monitorizarea, controlul, evaluarea sunt activităţi de management realizate de managerul şi echipa de execuţie a proiectului/programului. Spre deosebire de acestea, auditul este derulat în mod independent de o terţă parte, aleasă de finanţator sau de managerul de proiect (un format tip se găsesşte la finalul capitolului).

INSTRUMENTE: Criteriile generale de audit privesc:

• 1. conformitatea şi legalitatea;
• 2. eficienţa;
• 3. eficacitatea.

DOCUMENTE: Documentul de audit

Auditul poate fi:

• audit financiar-contabil (aşa cum este definit în standardele internaţionale şi europene – INTOSAI, Curtea Europeană a Auditorilor) sau audit specializat cu caracter economic-financiar (VfM – Value for Money Audit, Compliance Audit, Financial Statements Audit);
• audit al riscului (Enterprise Risk Management Audit, în sensul standardelor COSO sau alte standarde ERM);
• audit al calităţii (conform cu standardele de calitate – ISO, IEC etc. sau de excelenţă în afaceri – EFQM, TQM);
• audit al rezultatelor şi impactului sau audit al performanţei (a se vedea standardele OECD). Lato sensu. „analiza de impact” sau RIA – Regulatory Impact Assessment pot fi încadrate în aceeaşi categorie.

Sesiunea de auto-evaluare (Lessons learned) – feed back pentru proiectele viitoare

SCOP: O organizaţie care nu învaţă din propria experienţă şi care nu are „memorie instituţională” (cu alte cuvinte, nimeni nu ştie ce proiecte s-au făcut cu un an în urmă şi cum anume) va consuma mult mai multe resurse şi are un dezavantaj competitiv net faţă de organizaţiile moderne (Learning organisations). Scopul sesiunilor de autoevaluare este de a oferi acest avantaj: organizaţia care învaţă.

DESCRIERE: Se poate face printr-o sesiune de evaluare, în care membrii echipei furnizează propriul feed-back şi analizează recomandările raportului de evaluare (şi eventual de audit) cu privire la:

• problemele apărute în cursul proiectului;
• soluţiile găsite pentru acestea;
• factorii de eşec şi succes;
• satisfacerea cerinţelor de calitate/cantitate/cost/timp; satisfacerea clientului.

Pot participa şi persoane din afara echipei, precum promotorul sau finanţatorul.

Sumarul acestei sesiuni se comunică în scris şi se adaugă la pachetul care va rămâne în arhiva organizaţiei pentru referinţe ulterioare (un format tip se găseşte la finalul capitolului). Responsabil pentru această activitate este managerul de proiect.

DOCUMENTE: Documentul de lecţii învăţate.

Arhivare (Feed-back pentru proiecte viitoare)

SCOP: Dezvoltarea „memoriei organizaţionale”

DESCRIERE: Întreaga documentaţie a proiectului se arhivează pentru a putea fi utilizată ca bază de pornire pentru proiecte similare viitoare. Responsabil pentru această activitate este managerul de proiect sau un membru al echipei.

DOCUMENTE: Pachetul rezumativ/executiv (documentele esenţiale) şi pachetul complet (toate documentele existente)

Dizolvarea echipei, realocarea resurselor

SCOP: Eliberarea resurselor alocate.

DESCRIERE: Este jalonul final de parcurs. Se poate face printr-o simplă sesiune finală însoţită sau nu de un eveniment social, cu participarea întregii echipe, în care se adresează mulţumiri, se prezintă rezultatele şi evaluarea lor, se acordă eventuale prime, premii, cadouri, elemente de recunoaştere formală a profesionalismului etc. Responsabil pentru această activitate este managerul de proiect.

Dacă proiectul a fost derulat de o organizaţie şi resursele umane şi materiale au fost preluate din interiorul acesteia, se returnează sau se realocă aceste resurse.

Dacă proiectul urmează să fie repetat/continuat, se prezintă această posibilitate şi se prospectează disponibilitatea pentru o viitoare colaborare.

Evenimente sociale de încheiere, networking şi relaţii publice

SCOP: Diseminarea rezultatelor proiectului, sărbătorirea succesului/finalului

DESCRIERE: Odată proiectul încheiat, este recomandată organizarea unor evenimente de PR (relaţii publice), pentru diseminarea rezultatelor. Pot lua forma unor evenimente sociale (recepţie, dineu etc.), conferinţe de presă, emisuni (radio) televizate, articole în presă, publicare pe internet, broşuri şi materiale de prezentare. Responsabil pentru această activitate este managerul de proiect.

În cazul în care se preconizează proiecte similare ulterioare, este posibilă iniţierea unei reţele profesionale sau a altor activităţi de networking.

Rezultate şi jaloane de parcurs

Rezultatele fazei de finalizare sunt de natură informaţională şi documentară. Rezultatul esenţial este raportul de evaluare (completat, după caz, de raportul de audit). Pentru organizaţiile care vor să înveţe din propria experienţă, esenţial este şi raportul cu lecţiile învăţate şi arhiva documentară a proiectului.

Jalonul final de parcurs este ori dizolvarea echipei, ori evenimentele scoiale sau de relaţii publice.