Procedurile de control intern contabil şi financiar ale unei societăţi – obligaţie legală imperativă

Controlul intern al entităţii

Controlul intern al entităţii vizează:

• asigurarea conformităţii cu legislaţia în vigoare;
• asigurarea aplicării deciziilor luate de conducerea entităţii;
• asigurarea bunei funcţionări a activităţii interne a entităţii;
• asigurarea fiabilităţii informaţiilor financiare;
• asigurarea eficacităţii operaţiunilor entităţii;
• asigurarea utilizării eficiente a resurselor;
• asigurarea prevenirii şi controlul riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate etc.

Controlul intern se aplică pe tot parcursul operaţiunilor desfăşurate de entitate, astfel:

• anterior realizării operaţiunilor, cu ocazia elaborării bugetului, ceea ce va permite, ulterior realizării operaţiunilor, controlul bugetar;
• în timpul operaţiunilor, de exemplu, sub aspectul determinării procentului de realizare fizică a producţiei în curs de execuţie sau a procentului de rebuturi înregistrate;
• după finalizarea operaţiunilor, caz în care verificarea este destinată, de exemplu, să analizeze rentabilitatea operaţiunilor şi să constate existenţa conformităţii sau a eventualelor anomalii, care trebuie corectate.

Controlul intern cuprinde componente strâns legate, respectiv:

• o definire clară a responsabilităţilor, resurse şi proceduri adecvate, modalităţi şi sisteme de informare, instrumente şi practici corespunzătoare;
• difuzarea internă de informaţii pertinente, fiabile, a căror cunoaştere permite fiecăruia să-şi exercite responsabilităţile;
• un sistem care urmăreşte, pe de o parte, analizarea principalelor riscuri identificabile în ceea ce priveşte obiectivele entităţii şi, pe de altă parte, asigurarea existenţei de proceduri de gestionare a acestor riscuri;
• activităţi corespunzătoare de control, pentru fiecare proces, concepute pentru a reduce riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii;
• o supraveghere permanentă a dispozitivului de control intern, precum şi o examinare a funcţionării sale.

Evaluarea controlului intern pleacă de la aspecte precum: existenţa de ghiduri şi manuale de proceduri; garantarea evoluţiei sistemului de control intern; asigurarea posibilităţii accesului la sistem pentru controlul extern; asigurarea posibilităţii confruntării descrierii teoretice cu realitatea. Politica de resurse umane a entităţii trebuie să urmărească aspecte precum recrutarea de personal calificat, gestionarea carierelor, formarea continuă, evaluări individuale, consilierea salariaţilor, promovări şi acţiuni corectoare.

Scopul controlului intern este să asigure coerenţa obiectivelor, să identifice factorii-cheie de reuşită şi să comunice conducătorilor entităţii, în timp real, informaţiile referitoare la performanţe şi perspective. Indiferent de natura sau mărimea entităţii, eforturile depuse pentru aplicarea unui control intern satisfăcător sunt legate de aplicarea unor bune practici.

Controlul intern contabil şi financiar al entităţii

Controlul intern contabil şi financiar al entităţii se aplică în vederea asigurării unei gestiuni contabile şi a unei urmăriri financiare a activităţilor sale, pentru a răspunde obiectivelor definite. Acesta este un element major al controlului intern. El vizează ansamblul proceselor de obţinere şi comunicare a informaţiei contabile şi financiare şi contribuie la realizarea unei informaţii fiabile şi conforme exigenţelor legale. Ca şi controlul intern în general, el se sprijină pe un sistem cuprinzând în special elaborarea şi aplicarea politicilor şi procedurilor în domeniu, inclusiv a sistemului de supraveghere şi control.

În domeniul organizării generale, trebuie să existe:

• o documentare referitoare la principiile de contabilizare şi control al operaţiunilor;
• circuite de informaţii vizând exhaustivitatea operaţiunilor, o centralizare rapidă şi o armonizare a datelor contabile, precum şi controale asupra aplicării acestor circuite;
• un calendar al elaborării de informaţii contabile şi financiare difuzate în cadrul grupului, necesare pentru situaţiile financiare ale societăţii-mamă.
• identificarea cu claritate a persoanelor responsabile cu elaborarea informaţiilor contabile şi financiare publicate sau care participă la elaborarea situaţiilor financiare;
• accesul fiecărui colaborator implicat în procesul elaborării de informaţii contabile şi financiare, la informaţiile necesare controlului intern;
• instituirea unui mecanism prin care să se asigure efectuarea controalelor;
• proceduri prin care să se verifice dacă controalele au fost efectuate, să se identifice abaterile de la regulă şi să se poată remedia, dacă este necesar;
• existenţa unui proces care urmăreşte identificarea resurselor necesare bunei funcţionări a funcţiei contabile;
• adaptarea necesarului de personal şi a competenţelor acestuia la mărimea şi complexitatea operaţiunilor, ca şi la evoluţia nevoilor şi constrângerilor.

Sub aspectul regulilor contabile, trebuie avute în vedere:

• existenţa unui manual de politici contabile;
• existenţa unei proceduri de aplicare a acestui manual;
• existenţa de controale prin care să se asigure respectarea manualului;
• cunoaşterea evoluţiei legislaţiei contabile şi fiscale;
• efectuarea de controale specifice asupra punctelor sensibile;
• identificarea şi tratarea corespunzătoare a anomaliilor;
• adaptarea programelor informatice la nevoile entităţii;
• conformitatea cu regulile contabile;
• asigurarea exactităţii şi exhaustivităţii înregistrărilor contabile;
• respectarea caracteristicilor calitative ale informaţiilor cuprinse în situaţiile financiare, astfel încât să satisfacă nevoile utilizatorilor;
• pregătirea informaţiilor necesare consolidării grupului;
• definirea şi distribuirea procedurilor de elaborare a situaţiilor financiare consolidate, către toate entităţile de consolidat.

Temeiul legal:

• * Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• * Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată;
• * Legea nr. 571/2003 privind codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;
• * OMFP nr. 3055/2009 privind reglementările contabile, modificat şi completat prin OMFP nr. 2869/2010;
• * OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, modificat şi completat prin OMFP nr. 2869/2010;