Tratamentul contabil al caselor de marcat

Regimul juridic al caselor de marcat este prevăzut prin OUG nr. 28/1999. Astfel, aparatele de marcat electronice fiscale (casele de marcat) pot fi:

a) case de marcat electronice cu structură închisă, izolate. Aceste case de marcat au hardware dedicat, set fix de funcţii, bază de date proprie şi funcţionează izolat, fără posibilitate de conectare la un calculator. Modulul fiscal este integrat în hardware propriu, iar programul de aplicaţie şi cel de control din modulul fiscal sunt plasate într-o memorie fixă;

b) case de marcat electronice cu structură închisă, conectate la calculator. Suplimentar faţă de casele de marcat electronice cu structură închisă, aceste case de marcat dispun de o interfaţă prin care se asigură cooperarea cu un program ce rulează pe calculator. Interfaţarea furnizează un set limitat de comenzi de modificare, completare, citire a bazei de date interne şi de emitere de documente fiscale. Securitatea comunicării şi integritatea corectitudinii înregistrărilor sunt asigurate de modulul fiscal prin programul său de control;

c) case de marcat electronice computerizate. Aceste case de marcat sunt realizate pe o structură de calculator standard, în care este inclusă o placă fiscală ce conţine un modul fiscal cu hardware şi program de control proprii, care se interfaţează cu programul de aplicaţie al aparatului de marcat electronic fiscal, care rulează pe calculatorul standard printr-un set limitat de comenzi de interfaţare adecvat acestei categorii de aplicaţii. Eventuala comunicare pentru integrarea într-o reţea este controlată de programul de aplicaţie în limitele acceptabile pentru această clasă de aplicaţii;

d) aparate sau terminale cu funcţii de case de marcat electronice. Aceste aparate sau terminale sunt dispozitive identificabile ca structură şi program aplicativ, care includ o placă fiscală ce conţine un modul fiscal. Interfaţarea aplicaţiei cu modulul fiscal conferă acestora şi funcţii de casă de marcat, în afara altor funcţii specifice;

e) imprimante fiscale. Imprimantele fiscale sunt dispozitive care includ un modul fiscal, memorie fiscală şi periferice controlabile de către acesta; nu au program de aplicaţie propriu şi se interfaţează ca periferice cu un sistem de calcul, cu structura hardware şi program aplicativ identificabil.

Un aparat de marcat electronic fiscal trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

• să conţină un modul fiscal propriu cu un set minim de funcţii accesibile prin comenzi de interfaţare cu restul aplicaţiei aparatului de marcat electronic fiscal,
• să funcţioneze autonom, oferind local un set minimal de funcţii de casă de marcat, şi să se interfaţeze cu modulul fiscal pentru execuţia lor;
• să asigure securitatea procesului de culegere de date prin efectuarea de verificări înainte de a afecta ansamblul datelor stocate;
• să asigure continuitatea memoriei RAM şi a ceasului de timp real, astfel încât să fie permise reluarea unei operaţiuni întrerupte de căderea tensiunii de alimentare şi finalizarea corectă a acesteia;
• să controleze dispozitivul propriu de imprimare şi afişajul client, exclusiv prin intermediul modulului fiscal, respectiv prin comenzile de interfaţare oferite de acesta.
• să înregistreze pe termen lung în memoria fiscală din modulul fiscal datele la nivelul zilei de lucru şi modificarea parametrilor şi a evenimentelor care au implicaţii în interpretarea datelor stocate;
• să asigure inviolabilitatea accesului neautorizat prin: sigilare şi prin elemente fizice de securizare a accesului la operaţiuni privilegiate, accesibile doar personalului de service; existenţa unor regimuri de lucru protejate, accesibile numai printr-un bloc de chei sau parole de minimum 4 cifre; asigurarea continuităţii şi integrităţii legăturilor implicate în fluxul de date şi emiterea de documente pe dispozitivul propriu de imprimare; controlul comunicaţiei prin interfeţe;
• să verifice: conexiunile cu dispozitivul propriu de imprimare şi cu afişajul client; prezenţa şi corectitudinea funcţionării memoriei fiscale; tensiunea de alimentare şi bateria de susţinere, implicate în continuitatea memoriei de date şi a ceasului de timp real; integritatea şi coerenţa datelor stocate şi a documentelor emise, blocând funcţionarea atunci când se depistează situaţii anormale;
• să asigure proceduri de recuperare în caz de anomalii de funcţionare nedeterminate de defectarea aparatului.

Aparatele de marcat electronice fiscale sunt înregistrate din punct de vedere contabil în categoria “Materialelor de natura obiectelor de inventar”, ţinând cont de faptul că evenimentele şi operaţiunile economico-financiare trebuie evidenţiate în contabilitate aşa cum acestea se produc, în baza documentelor justificative. Documentele care stau la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare trebuie să reflecte întocmai modul cum acestea se produc, respectiv să fie în concordanţă cu realitatea.

Din punct de vedere contabil, înregistrările contabile sunt următoarele:

a. Operaţiunea contabilă privind achiziţionarea casei de marcat, conform facturii:

b. Operaţiunea contabilă privind plata facturii prin care s-a achiziţionat casa de marcat, conform ordinului de plată:

c. Operaţiunea contabilă privind trecerea pe cheltuială a casei de marcat, ca urmare a dării în folosinţă, conform procesului verbal de dare în folosinţă:

Atenţie! Efectuarea cu ştiinţă de înregistrări inexacte, precum şi omisiunea cu ştiinţă a înregistrărilor în contabilitate, având drept consecinţă denaturarea veniturilor, cheltuielilor, rezultatelor financiare, precum şi a elementelor de activ şi de pasiv ce se reflectă în bilanţ, constituie infracţiunea de fals intelectual şi se pedepseşte conform legii.

Temeiul legal

• OUG nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, modificată şi completată prin OG nr. 8/2011 publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 78 din 31/01/2011.
• Hotărârea Guvernului nr. 479/2003 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia agenţilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată
• Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată;
• OMFP nr. 3055/2009 privind reglementările contabile, modificat şi completat prin OMFP nr. 2869/2010;
• OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, modificat şi completat prin OMFP nr. 2869/2010;