Inspecţie inopinată!
Este compania dumneavoastră pregătită?
- O inspecţie inopinată este o inspecţie neanunţată din partea autorităţii de concurenţă.
- Comisia Europeană sau Consiliul Concurenţei efectuează inspecţii inopinate pentru a obţine dovezi în cazul în care compania se află sub suspiciunea că a încălcat legislaţia concurenţei.
Ora 8 şi 20, dimineaţa. Numai recepţionera şi alţi câţiva angajaţi au ajuns la birou. Cinci persoane “îmbrăcate la costum” stau în faţa biroului recepţiei. Trei vin din partea Consiliului Concurenţei şi sunt însoţite de doi ofiţeri de poliţie. Cer să vorbească cu directorul general, solicită accesul imediat în sediul societăţii şi la toate documentele sale comerciale.
Sunteţi pregătiţi pentru o astfel de scenă? Este vorba despre o inspecţie inopinată a autorităţii de concurenţă.
“Vizitatorii” neanunţaţi au temei legal să citească şi să copieze orice tip de înregistrări contabile şi documente comerciale. Mai mult, compania este obligată să dezvăluie toate parolele astfel încât autorităţile să poată avea acces direct inclusiv la datele deţinute în computere sau safe-uri. Inspectorii pot de asemenea ca, în timpul efectuării inspecţiei inopinate, să ceară explicaţii din partea angajaţilor.
În cazul în care compania a eşuat în respectarea reglementărilor privind concurenţa, sancţiunea venită din partea autorităţii poate consta în amenzi substanţiale. În acelaşi timp, şi ceea ce ar putea fi chiar mai rău, unele dintre cele mai importante contracte sau acorduri ale companiei pot deveni nule dacă se constată că sunt făcute fără respectarea legii concurenţei. Chiar dacă în cele din urmă compania are succes într-o posibilă acţiune în instanţă, costurile pot fi considerabile prin ştirbirea imaginii şi, posibil, foarte grav, scăderea preţului acţiunilor.
Multe dintre companiile mari au luat în considerare aceste riscuri şi au procedat la implementarea unor programe de conformare (compliance program) în domeniul concurenţei. În cadrul acestui program au un aşa numit Manual al inspecţiilor inopinate în care se spune pe larg şi explicit ce trebuie făcut în cazul unor inspecţii inopinate.
Din păcate, în România, multe companii mari şi mijlocii sunt încă departe de a fi pregătite pentru o astfel de situaţie. Recepţionera, de exemplu, nu ştie nici măcar pe cine trebuie să contacteze în cazul unei inspecţii din partea autorităţii de concurenţă.
În mod obişnuit (!), recepţionera va suna avocatul societăţii şi pe directorul general. Angajaţii relevanţi trebuie de asemenea informaţi imediat şi toată lumea trebuie să ştie cum să acţioneze astfel încât munca fiecăruia să fie cât mai puţin perturbată dar, poate şi mai important, fiecare să ştie cum să protejeze interesele companiei.
Este în mod evident important şi faptul că societatea, prin angajaţii săi, trebuie să stabilească o cooperare apropiată cu inspectorii. Perturbarea este mai mică atunci când compania însăşi se dovedeşte disponibilă în a oferi asistenţă şi informaţii.
Compania trebuie, de asemenea, să întocmească o listă cu documentele care au fost copiate în timpul inspecţiei pentru a putea ulterior, prin compunerea sensului documentelor, să analizeze singură problema care a determinat inspecţia.
Surprizele neplăcute ce pot apărea în astfel de circumstanţe se previn prin instruirea prealabilă şi continuă a angajaţilor. Ei trebuie să fie în stare să sesizeze când se poate ivi o problemă legată de modul de efectuare a inspecţiei inopinate.
Dacă societatea dumneavoastră nu este pregătită, implicaţiile pot fi extrem de serioase, mai ales dacă, fie şi din greşeală, nu au fost respectate regulile privind concurenţa.
