Nu vă fie frică de bugete!
- Lipsa procedurilor şi volumul mare de documente într-o organizaţie conduce la imposibilitatea urmăririi corecte a “devoratorilor” de cheltuieli, ceea ce în scurt timp poate conduce la lipsa cashflow-ului şi blocaj financiar
- PharmEc ERP este un sistem informatic complet de gestionare a activităţilor companiei, care oferă managerilor timpul necesar să se ocupe de procesele cheie ale afacerilor, în deplină cunoştinţă de cauză
La fiecare sfârşit de an vine momentul bilanţului şi al dorinţelor pentru următoarea perioadă. Ne fixăm ţinte pentru anul care vine. Ştim cu toţii că o jumătate de an nu seamănă cu cealaltă jumătate de an, un an cu alt an. Activitatea dvs. este sezonieră? Aveţi angajamente pe termen mediu şi lung care depăşesc graniţele anului? Vă întrebaţi: aceste “angajamente virtuale” diferenţiază o jumătate de an de cealaltă jumătate? Sau organizaţia dvs. funcţionează după principiu: “dacă nu cade, măcar pică”? Trebuie oricând să ştiţi situaţia reală a firmei.
Nu întotdeauna un măr seamăna cu altul, o jumătate de măr nu seamăna întotdeauna cu cealalată jumătate de măr. El poate fi pârguit sau chiar copt în anumite părţi sau momente ale anului. Tot aşa, o jumatate de an nu seamană cu cealalată.
În realitate, cu ce anume ne dorim să semene cea de-a doua jumătate a anului 2008? Strategia dvs. are la bază o creştere prognozată? Ce angajări putem face în ultimul trimestru? Ce dividende putem promite acţionarilor? Putem creşte cheltuielile pentru training? Care este ritmul în care se poate schimba flota de maşini? Ne permitem să acordăm reduceri într-o anumită perioadă?
Întrebări... întrebări la care directorul general ne solicită formularea unei soluţii. În plus, aşteaptă răspunsuri prompte şi sigure. Nu este planificare de dragul planificării, ci o privire atentă asupra sănătăţii afacerii.
Practic, articolele de buget şi centrele de cost sunt perspective asupra creşterii companiei şi modele de a regla procesele în desfăşurare. Dublate de o analiză riguroasă de cashflow putem prezenta un diagnostic clar.
De regulă, costurile sunt percepute ca o problemă de competenţă exclusivă a departamentului financiar-contabil. De multe ori, profesioniştii contabili sunt puşi la zid. Cu siguranţă nu de puţine ori au ajuns la dvs. afirmaţii de genul: este o greşeală... de ce nu avem bani să plătim furnizorii când avem profit aşa de mare şi plătim impozite atât de mari? În realitate procesul de analiză a costurilor reprezintă decizia managementului, iar monitorizarea acestora: o muncă de “echipă”.
Întocmire
Întocmirea bugetului este un proces riguros care cuprinde:
A. Situaţia veniturilor şi a cheltuielilor pe centre de cost şi articole bugetare
Trebuie să asigure imaginea reală a cheltuielilor şi veniturilor (performanţe) pe activităţile şi departamentele firmei, luând în considerare toate acţiunile contabile şi extracontabile existente.
B. Bugete
Având la bază situaţia lunară pe centre de cost şi articole bugetare, pentru fiecare departament se vor stabili bugete de venituri şi chetuieli cu responsabil de monitorizarea acestora.
C. Cash flow
Raportul de cashflow evidenţiază fluxurile financiare pe centre de cost şi pe activităţi. Acesta se compară cu situaţia pe centre de cost şi cu cea bugetată.
Paşi de urmat
1.Analiza preliminară a activităţii şi a documentelor angrenate în circuitul economic al societăţii.
Interviu cu managerii în scopul de a identifica centrele de cost şi articolele de buget care se vor urmări. Identificarea activităţilor şi subactivităţilor. Definirea unui plan ierarhic de centre de cost şi articole de buget, care să sintetizeze cerinţele managementului şi să propună nivelul de detaliu optim.
2.Organizarea centrelor de cost şi a articolelor bugetare pe sucursale/puncte de lucru/divizii/activităţi/subactivităţi/departament etc. (se poate merge până la nivel de angajat).
3.Stabilirea metodologiei de înregistrare a documentelor pe centre de cost. Circuitul documentelor, proceduri de lucru comune pentru sucursale/puncte de lucru, astfel încât să existe siguranţa unei unităţi în aplicarea centrelor de cost şi a articolelor bugetare.
Proceduri
a. Procedura iniţială
Instruire şi training pentru implementare, astfel încât fiecare sucursală/punct de lucru să înteleagă organizarea pe centre de cost şi articole bugetare. Explicarea procedurilor şi a metodologiei de lucru se va face atât responsabilului financiar, cât şi tuturor celor care vor fi angrenaţi în circuitul documentelor de la sediu şi sucursale/puncte de lucru.
De asemenea, sunt necesare înţelegerea şi încadrarea operaţiilor în funcţie de substanţa economică a acestora şi nu după explicaţia înscrisă pe documente (cum ar fi: “Prestări servicii conform contract” – cine generează costul? departamentul? divizia? este un cost de marketing sau unul legat de procesul de vânzare?).
b. Procedura de lucru
Cuprinde descrierea tuturor fluxurilor de documente, precum şi asocierea acestora cu centrele de cost şi articolele bugetare agreate la nivel unitar şi aprobate de managementul societăţii (având la bază direcţiile de bussiness urmărite).
Documentele vor fi analizate din punct de vedere al circuitului lor în cadrul firmei. Pentru definirea unei proceduri privind circuitul documentelor din momentul în care acestea ajung în firmă şi până în momentul în care se înregistrează în contabilitate, actele trebuie analizate sub toate aspectele pe care le comportă în cadrul relaţionării între departamente.
Rezultatul acestei etape va reprezenta procedura privind circuitul documentelor, care va cuprinde lista responsabilităţilor fiecărui departament şi a persoanelor responsabile.
c. Procedura de ajustare
În cadrul acesteia se fac decontări ale cheltuielilor de regie după criterii aprobate, decontări între unitate şi subunitate, decontări între subunităţi, se contabilizează extracontabil angajamentele virtuale de primit/de dat, se înregistrează acele ajustări legate direct de momentul actual al business-ului şi nu de data documentului (primesc factura în luna n+1, dar tranzacţia trebuie reflectată la momentul n pentru analiza managerială s.a.)
d. Procedura de generare a bugetului
e. Procedura de verificare şi validare
Identificarea cheilor de verificare a înregistrărilor pentru a ne asigura că toate documentele au fost corect încadrate pe centre de cost şi articole bugetare. De exemplu, după repartizarea cheltuielilor de regie generale acest centru de cost trebuie să aibă valoare zero (în urma repartizării).
f. Procedura de management
Procedura de informare a managerilor şi acţionarilor, interpretare, explicarea abaterilor, soluţii.
Alegerea aplicaţiei potrivite
Gestionarea eficientă a bugetelor companiei este facilitată de utilizarea unui program software profesional dedicat. Aceste soluţii informatice sunt din ce în ce mai utilizate şi în România, după ce s-au impus în firmele mijlocii şi mari din străinătate. Există un număr destul de mare de furnizori de astfel de soluţii, dar nu toate programele de pe piaţă se ridică la standardele necesare pentru a eficientiza cu adevărat activitatea companiei.
Aplicaţiile de gestionare a resurselor întreprinderii (ERP - Enterprise Resource Planning) sunt împărţite de obicei pe module de lucru, ce acoperă procesele cheie ale companiei: contabilitate, administrare, vânzare sau producţie. Este obligatoriu ca soluţia ERP implementată în companie să permită şi introducerea articolelor de buget şi a centrelor de cost. Programele profesionale de calitate oferă posibilitatea urmăririi cheltuielilor şi veniturilor companiei şi pe alte dimensiuni decât cele contabile. Transpunerea informaţiei prelucrate din program trebuie realizată într-un format uşor de interpretat, devenind astfel instrument în luarea deciziilor strategice.
PharmEc ERP, dezvoltat de PharmEc Sofware, este un sistem informatic complet de gestionare a activităţilor companiei, care oferă managerilor timpul necesar să se ocupe de procesele cheie ale afacerilor, în deplină cunoştinţă de cauză. Este cea mai sigură cale spre decizii strategice corecte şi spre creşterea sănătoasă a companiei.
Pentru asigurarea performanţelor dorite, PharmEc ERP integrează mai multe componente, inclusiv cel de buget: administrare, contabilitate, financiar, patrimoniu, gestiune, producţie, vânzări servicii, resurse umane şi salarizare şi bugete. După implementarea PharmEc ERP, se automatizează procesele interne ale firmei, programul furnizând informaţii esenţiale şi gestionând eficient activităţile de rutină care consumă mult timp.
Special conceput pentru a răspunde instantaneu la semnalele pieţei, programul oferă controlul complet. Pentru manager, livrabilul acestui proiect este o analiză financiara a companiei, care dă o imagine de ansamblu a indicatorilor şi posibilitatea de a detalia punctele nevralgice.
