Audit intern revizuire sau control?
- Auditul intern: mai mult decât o cerință prevăzută în lege
- Auditorul intern trebuie să fie în măsură, în orice moment al procesului de audit, să explice utilizatorilor diferenţa între eficacitate şi eficienţă, pentru a se asigura asupra înţelegerii procesului în sine
Auditul intern este o funcţie de asistenţă a manangementului companiei ce aduce plus valoare acesteia. Identificând diferenţele de dezvoltare, priorităţile sau cultura managerială a departamentelor sau companiei în ansamblu, precum şi modul în care sunt implementate şi respectate procedurile, auditul intern în cazul companiilor deschise reprezintă o certitudine şi nu respectarea unei cerinţe prevăzute în Legea societăţilor comerciale.
Fie că vorbim de un grup de firme sau de o firmă individuală, o companie investeşte în valorile sale, în brand şi imagine, în proceduri şi oameni şi, de aceea, îşi doreşte să obţină o asigurare asupra aplicării acestora.
Primul pas în începerea unei lucrări de audit constă în identificarea nevoii clientului. Adesea, solicitarea este aceeaşi: “AUDIT”. Diferenţa între a ÎNCEPE o lucrare şi a spune START constă în procesul de evaluare a necesităţii clientului.
În cele ce urmează ne vom opri asupra asigurării cerinţelor conducerii oricăriei companii legate de modul în care procedurile, deciziile, instrucţiunile comune unui grup de firme se aplică în fiecare din companiile grupului.
Nu putem vorbi de audit statutar dar putem aprecia că managementul firmei doreşte un audit intern asupra fluxurilor organizaţionale şi funcţionale în cadrul organizaţiei pentru a identifica respectarea cerinţelor grupului.
Parcurgem în continuare etapele agreate în urma procedurilor interne în cadrul unei companii a unui grup de firme din România.
Toate dosarele prezentate se vor confrunta cu procedurile comune grupului.
1. Dosarul Juridic
a. Datele de identificare, capital social, domenii de activitate;
b. Puncte de lucru, acţionariat, auditori, cenzori;
c. Deţineri în alte companii (direct/indirect);
d. Organigrama, hotărâri AGA şi consiliu de administraţie;
e. Titluri de proprietate precum şi intabulări sau alte documente pentru imobilele aflate în patrimoniu;
f. Contracte şi deţineri, litigii şi procese, datorii şi active contingente;
g. Colaborări cu diverse societăţi de avocatură agreate de grup;
h. Asigurări obligatorii sau politici de grup.
2. Dosarul Fiscal
a. Obligaţii declarative;
b. Autorizaţii comune şi speciale;
c. Obligaţia deţinerii de casă de marcat;
d. Obligaţii fiscale curente şi specifice, vector fiscal, scutiri, amânări la plată, eşalonări;
e. Registre obligatorii (existenţa şi modul de completare);
f. Controale fiscale (perioadele controlate şi concluzii).
3. Dosarul Gestiunii
a. Jurnale contabile, fond şi formă, cerinţe, semnături autorizate;
b. Respectarea procedurilor de inventariere a patrimoniului precum şi a termenului aprobat între două inventare consecutive;
c. Planul de conturi – personalizat după cerinţele grupului în vederea consolidării;
d. Alte cerinţe: eficienţă şi eficacitate (de exemplu: centre de cost, articole bugetare etc;)
e. Respectarea termenelor de plată / încasare, măsuri asiguratorii, control intern;
f. Împrumuturi şi leaging – proceduri comune, cuantum, tipologie, aprobări;
g. Decontări între unitate şi subunitate, custodii, consignaţie;
h. Circuitul documentelor în cadrul organizaţiei;
i. Politicile aplicate, evaluarea stocurilor, metoda de amortizare.
4. Dosarul de Marketing
a. Respectarea brandului pe documentele indicate în procedură, în conformitate cu manualul de brand;
b. Respectarea calităţii cerute în aplicarea brandului (prin politica firmei se vor utiliza, de exemplu pixuri de la un anumit producător);
c. Inscripţionarea facturilor sau a oricăror altor documente ce sunt generate de companie;
d. Utilizarea formatelor şi a fonturilor predefinite în procedurile companiei;
e. Înregistrări la OSIM, licenţe, patente, know how;
f. Politica de marketing cu ocazia sărbătorilor legale, onomastici, aniversări angajaţi sau companie;
g. Campanii comune conform procedurilor grupului;
h. Campanii de publicitate sau sponsorizări;
i. Cărţi de vizită, cataloage, oferte, inscripţionat auto sau alte obiecte.
5. Dosarul de Trezorerie
a. Specimen de semnătură, a-probări plăţi, control intern;
b. Asigurarea garanţiilor, responsabilităţi casier, plafoane aprobate, reţineri efectuate;
c. Alte valori deţinute, gestiune şi control;
d. Aprobarea avansurilor de trezorerie, decontare, diurne şi cazări aprobate conform procedurilor grupului;
e. Rulajele din conturile de trezorerie şi aprobarea operaţiilor efectuate.
6. Dosarul Cheltuielilor
a. Întocmirea şi aprobarea cererilor de achiziţie, existenţa unui sistem centralizat, responsabili şi gestionari;
b. Periodicitatea angajării cheltuielilor şi necesitatea acestora;
c. Angajarea cheltuielilor în funcţie de bugete aprobate sau reclasificări pe poziţii bugetare;
d. Furnizori agreaţi de grup conform procedurilor sau independenţa în alegerea partenerilor–furnizori de bunuri şi servicii;
e. Politici comune de acordare de beneficii salariaţilor sau ulterior (pensionare), asigurări, medicina muncii, protecţia muncii, tichete de masă.
7. Dosarul Resurselor Umane
a. Carduri de acces, legitimaţii, drepturi de acces;
b. Instruiri şi cursuri, trepte de carieră;
c. Cursuri de cultură organizaţională prin care se prezintă politica de personal a grupului;
d. Regulament intern de organizare, manualul angajatului;
e. Politici de grile salariale, politici de angajare sau majorări de salariu, testele obligatorii la angajare;
f. Grila de recompense şi penalizări conform politicii grupului;
g. Fişe de post, angajamente de confidenţialitate;
h. Evaluare angajaţi şi management conform criteriilor de performanţă agreate de grup.
8. Dosarul de Logistică
a. Tipurile de programe în care fiecare angajat are dreptul sa aibă acces;
b. Locaţiile în care angajaţii au acces, precum şi orele de acces;
Bineînţeles că probele nu se limitează numai la cele prezentate, ci pot fi extinse în funcţie de mărimea companiei şi de procedurile existente.
Încă de la începutul misiunii, când auditorul intern trebuie să se asigure asupra înţelegerii misiunii şi termenelor angajate şi până la finalizare, auditorul intern trebuie să fie în măsură, în orice moment al procesului de audit, să explice utilizatorilor diferenţa între eficacitate şi eficienţă, pentru a se asigura asupra înţelegerii procesului în sine.
Iar dacă eficacitatea înseamnă atingerea obiectivelor fixate, eficienţa urmăreşte atingerea calităţii proceselor, o cerinţă din ce în ce mai prezentă într-o organizaţie deschisă.
Auditul intern se întâlneşte sub diverse forme:
- Auditul de regularitate sau de conformitate: respectarea realităţii cu sistemul de referinţă (în exemplul nostru, cu procedurile grupului);
- Auditul de eficacitate: se regăseşte pe o treaptă superioară în cadrul auditului intern; se referă la calitate şi nu la un sistem de referinţă predefinit. Cu siguranţă, este un audit intern al performanţei în urma căruia conducerea grupului poate face o analiză a rentabilităţii obţinute în baza procedurilor comune agreate şi poate dispune luarea de noi decizii. În alte cazuri, eficacitatea poate depinde de modul în care procedurile au fost aplicate. O aplicare defectuoasă poate afecta performanţa procesului în sine.
- Auditul de management: măsura în care politica adoptată corespunde strategiei companiei.
- Auditul de strategie: confruntarea politicilor companiei cu mediul de afaceri în care compania activează.
