Costuri reduse cu software gratuit
Bogdan Iosifaru
Achiziţia de produse software poate reprezenta un procent semnificativ din bugetul unei firme, iar preţurile cresc direct proporţional cu numărul de computere deţinute. Pe de altă parte, folosirea de programe software implică costuri suplimentare periodice de actualizare (upgrade) a versiunilor.
O parte din aceste cheltuieli pot fi evitate prin utilizarea alternativelor gratuite ale programelor de birotică, dintre acestea cele mai cunoscute fiind suita OpenOffice pentru desktop şi Google Docs bazate pe web.
OpenOffice
OpenOffice.org cuprinde o serie de aplicaţii pentru computer care acoperă cu succes majoritatea necesităţilor de software dintr-un birou modern.
Avantaje
Suita OpenOffice este formata din aplicaţii similare vizual şi funcţional celor din suita Microsoft Office, disponibile în peste 40 de limbi, inclusiv limba română:
1. Writer este un procesor de text ce oferă utilizatorilor instrumente şi funcţii de editare şi formatare a documentelor comparabile cu cele din Microsoft Word.
2. Calc reprezintă o aplicaţie de calcul tabelar cu caracteristici similare programului Microsoft Excel. Calc poate fi utlizat în menţinerea evidenţelor contabile sau realizarea de statistici şi diagrame complexe.
3. Impress oferă instrumentele necesare pentru crearea de prezentări multimedia, fiind asemănător cu Microsoft PowerPoint. Un avantaj important al Impress este posibilitatea de a exporta fişiere Adobe Flash (SWF) care pot fi rulate pe orice computer care are instalat Flash Player.
4. Base reprezintă o aplicaţie utilizată în crearea şi managementul bazelor de date, similară produsului Microsoft Access.
5. Draw este un program de realizare de grafică vectorială, asemănător cu CorelDraw. Draw prezintă de asemenea caracteristicile unui program de tehnoredactare cum sunt Microsoft Publisher sau Adobe PageMaker.
6. Math este componenta Open-Office care se ocupă cu editarea formulelor matematice, la fel ca Microsoft Equation Editor.
Writer, Calc şi Impress pot exporta direct fişiere în formatul PDF (Portable Document Format), fără a mai fi nevoie de vreun software adiţional.
Aplicaţiile OpenOffice folosesc ca format implicit OpenDocument, dar pot deschide şi edita şi formatele specifice aplicaţiilor corespondente din suita Microsoft Office.
Programele pot rula pe mai multe platforme: Microsoft Windows, Linux, Solaris, BSD etc.
Dezavantaje
1. În general programele Open-Office nu rulează atât de rapid ca cele similare din Microsoft Office.
2. Dezavantaje majore provin din obişnuinţa celor mai mulţi utilizatori din Romania cu suita Microsoft Office. Astfel:
- Introducerea OpenOffice va necesita resurse de timp pentru instruire şi acomodare a angajaţilor cu noile programe.
- Deşi în majoritatea cazurilor funcţionează, programele Open-Office nu sunt 100% compatibile cu corespondentele lor din Microsoft Office.
Google Docs
Google Docs include aplicaţii bazate pe web pentru procesare de text, calcul tabelar şi prezentări. Utilizatorii de Google Docs pot crea şi edita fişiere online.
Avantaje
Un fişier creat cu Google Docs este salvat implicit pe serverele Google, dar poate fi salvat şi pe computerul utilizatorului în diferite formate. De asemenea, un fişier creat cu o aplicaţie corespondentă pe computerul utilizatorului poate fi importat utilizând interfaţa web sau prin email.
Principalul avantaj al utilizarii Google Docs este reprezentat de posibilităţile de colaborare oferite utilizatorilor. Documentele pot fi accesate şi editate de mai mulţi utilizatori în acelaşi timp, această caracteristică fiind foarte utilă companiilor cu locaţii multiple.
Dezavantaje
1. Google Docs oferă doar funcţii de bază pentru editare de text, calcul tabelar şi prezentări. Dacă este necesară prelucrarea avansată a documentelor atunci soluţia este o suita complexă ca Microsoft Office sau OpenOffice.
2. Spaţiul de stocare şi numărul de utilizatori care pot folosi un anumit cont sunt limitate.
3. O altă problemă este generată de securitatea documentelor. Google Docs oferă posibilitatea unei conexiuni securizate prin HTTPS, dar acest lucru necesită training suplimentar pentru angajaţi.
