Cum respectăm termenele?
Robert Fulgeanu, B.C.A.T.M., Bucureşti
În funcţie de natura necesităţii identificate şi de valoarea estimată a serviciilor/lucrărilor/bunurilor ce se doresc a fi achiziţionate, în condiţiile unui termen scurt de contractare, se recomandă organizarea unei proceduri de cerere de ofertă sau negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.
Trebuie subliniat faptul că şi această achiziţie trebuie să se regăsească în planul anual al achiziţiilor publice.
Problema principală cu care se confruntă autoritatea contractantă în cazul termenelor reduse în care este obligată şi în acelaşi timp interesată să contracteze este lipsa proprie de operativitate sau birocraţia excesivă.
În cazul aplicării procedurii de cerere de ofertă, posibilitatea concretă de a contracta este condiţionată de perioada foarte scurtă în care se elaborează documentaţia de atribuire, de claritatea şi legalitatea acesteia, precum şi de respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare în ceea ce priveşte aplicarea principiilor prevăzute de art. 2 din OUG nr. 34/2006.
În concret, respectarea paşilor procedurali şi reducerea la minim (respectând prevederile legii) a termenelor impuse pentru aceştia dau posibilitatea contractării chiar şi în situaţia dată.
Pentru a fi folosite fondurile publice alocate la finele anului, în general autorităţile contractante prevăd în contractele atribuite în urma procedurii de achiziţie publică procente mai mari ale avansurilor – de până la 50% - lucru care nu contravine legislaţiei şi implicit nici principiilor ce stau la baza acesteia.
Cazul în care se optează pentru cea de-a doua procedură recomandată, respectiv negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, aceasta trebuie să îşi găsească corespondenţa în prevederile art. 122 lit. c din OUG nr. 34/2007.
Această procedură de atribuire a contractelor este desemnată doar ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. Autoritatea contractantă nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară, pentru a face faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.
O altă posibilitate de folosire eficientă şi legală a fondurilor publice alocate este achiziţionarea directă a serviciilor/lucrărilor/produselor a căror necesitate a fost identificată. În acest caz pragul maxim prevăzut de lege este cel de 10.000 de euro/an pentru fiecare produs/serviciu/lucrare.
Dacă până la momentul identificării necesităţii au mai fost achiziţionate în mod direct obiectele/prestaţiile ce satisfac nevoia autorităţii, se mai poate contracta doar până la atingerea valorii maxime prevăzute de lege; fără a se considera ca reprezentând contracte distincte pot fiecare dintre ele să aibă valoarea mai mică de 10.000 de euro.
Procedura de cerere de ofertă
1. Întocmirea unui referat de necesitate şi identificarea fondurilor necesare pentru plata serviciilor/lucrărilor/bunurilor pot fi efectuate într-un termen scurt (1-2 zile).
2. Întocmirea unui referat de necesitate care conţine estimarea valorii contractului, poziţia în programul anual al achiziţiilor publice şi nota justificativă privind aplicarea procedurii de cerere de oferte (în cazul dat) – de asemenea 1-2 zile.
3. Obţinerea aprobării de aplicare a procedurii de cerere de ofertă – procedura trebuie urgentată – o zi.
4. Elaborarea documentaţiei de atribuire (în condiţiile date trebuie realizată într-un termen foarte scurt, ceea ce implică o bună colaborare între compartimentul juridic, cel economic şi cel tehnic) 3 – 5 zile.
5. Transmiterea invitaţiei de participare şi a documentaţiei de atribuire – în cazul în care contractul este de complexitate redusă şi documetaţia de atribuire este publicată integral în SEAP (sistemul Electronic al Achiziţiilor Publice) – termen 8 – 12 zile.
6. Numirea comisiei de evaluare – se face în aceeaşi zi cu publicarea anunţului de participare.
7. Respectarea perioadei de aşteptare pentru primirea de solicitări privind clarificări şi transmiterea răspunsurilor la acestea, pentru depunerea de oferte şi eventual primirea de contestaţii – solicitarea clarificarilor nu afectează termenul prevăzut la punctul 6 pentru depunerea ofertelor în masura în care acestea primesc raspuns în limita de timp prevazută de lege. Depunerea de contestaţii suspendă procedura pentru o perioadă de până la 20 de zile, ceea ce implică decalarea tuturor termenelor şi implicit imposibilitatea contractării, în speţă data, până la sfârşitul anului calendaristic; acesta este motivul pentru care atât realizarea documentaţiei de atribuire cât şi efectuarea celorlalţi paşi procedurali trebuie să se facă în conformitate cu prevederile legii.
8. Modificarea comisiei de evaluare şi a actului juridic de numire a acesteia în cazul apariţiei conflictului de interese.
9. Desfăşurarea şedinţei de deschidere şi examinarea şi evaluarea ofertelor; în urma verificării condiţiilor impuse în documentaţia de atribuire şi primirea clarificărilor (dacă este cazul) se stabileşte oferta câştigatoare şi se elaborează un raport privind aprobarea acesteia. (1-2 zile).
10. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire (2 zile).
11. Perioadă de aşteptare pentru primirea eventualelor contestaţii – 10 zile.
12. Semnarea contractului (o zi).
În situaţia dată, însumând perioadele maxime luate în calcul, se încheie contractul în cea de-a 37-a zi de la demararea procedurii.
